Diese Frage stellt man sich meistens erst dann, wenn es im Unternehmen nicht mehr so ganz rund läuft, oder? Wie viel an minimaler Struktur brauche ich, um effizient arbeiten zu können und wie viel an maximaler Struktur, damit man sich nicht intern und extern blockiert? Welche Wege und Tools helfen mir dabei die passenden Strukturen vor allem in der Gründungsphase zu finden?

 

Herausforderungen in der Anfangsphase

Zu Beginn einer Gründung sind alle Beteiligten Feuer und Flamme und wollen sofort loslegen, Business Plan erstellen, Produkte entwickeln, Marketing planen, uvm. Alle sind hoch motiviert und bringen sich bestmöglich in ihren Stärken ein.

Menschen sind unterschiedlich und somit auch ihr jeweiliges Bedürfnis nach Ordnung. Der Eine braucht einen fixen Ablaufplan und der Andere hört schon „Plan“ und macht die Ohren zu. Wie findet man hier einen gemeinsamen Nenner? Viele haben auch schon Erfahrungen in einem Unternehmen mit dem Stil „Old Economy“, dh. starre Unternehmensstrukturen, wenig Spielraum, etc. Und genau das ist es, was sie nicht mehr wollen. Sie wollen maximale Freiheit ihre Ideen und Visionen umzusetzen.

Wenn man aber in einem Team arbeitet, braucht man gewisse Strukturen wie z. B. Ablaufstrukturen, Kommunikationskanäle, vereinbarte Abstimmungsformen, Festlegung des Informationsfluss, Klärung der Entscheidungsbefugnisse, und vieles mehr. – Wo ist hier nun der Mittelweg?

 

Rollenverteilung im Team

Idealerweise schaut man bereits vor dem Gründen eines Unternehmens drauf, dass jedes großes Aufgabengebiet durch zu mindestens eine Person wahrgenommen werden kann.

  • Geschäftsführung: Strategieentwicklung, Finanzen, Netzwerken
  • Produktmanagement: Fachliches Know-how, Innovationsmanagement, Entwicklung, Design
  • Vertrieb: Kundenmanagement, vertriebliches Netzwerk, Sales, Marketing, Social Media
  • Internes: People Management, Systeme (EDV), Administratives (Back-Office)

Hier findet man ein anderes Wording für die Rollen: https://brainhub.eu/blog/5-crucial-roles-in-every-tech-startup/

 

Wer schaut jetzt auf die sinnvollen Strukturen? Idealerweise jene Person, die für Internes zuständig ist und das natürlich ausschließlich in enger Abstimmung mit allen anderen. Die internen Prozesse sollen alle anderen Bereiche aktiv dabei unterstützen sich auf ihre jeweiligen Kerngeschäfte zu konzentrieren.

Erst wenn alle Bereiche optimal zusammenarbeiten, kann die Wertschöpfung maximal erbracht werden.

 

Nutzen von sinnvollen Strukturen und Prozessen

Der Vorteil von sinnvollen Strukturen und Prozessen liegt klar in der Steigerung der Produktivität, denn

  • Prozesse werden schneller, da weniger Abstimmungsthematiken und klare Zuständigkeiten von Aufgaben – es kann weniger durch den „Rost“ fallen
  • Klare Rollenverteilung, dadurch weniger Schnittstellenprobleme, weniger Fehler, schnelleres Agieren – professionelles Auftreten
  • Mehr Motivation, da weniger Reibungsverluste, Arbeiten macht mehr Spaß, wenn man Orientierung hat und alle im gleichen Boot sitzen – mehr Dynamik und Erfolg

 

Hilfreiche Tools für sinnvolle Strukturen

Welche Tools und Aktionen können nun ganz konkret im Alltag verwendet werden bzw. müssen regelmäßig überprüft werden:

  1. Verständnis für sinnvolle Strukturen herstellen – Abstimmungsworkshop z.B. in Form eines gemeinsamen Workshop mit der Methode LEGO® SERIOUS PLAY®.
  2. Klare Rollenbeschreibungen – wer macht was ganz konkret. Wichtig dabei ist, diese auch halbjährlich zu überprüfen, gemeinsam besprechen(!!!) und gemeinsam anpassen in Form von gemeinsamen Jour Fixen – unbedingt schriftlich festhalten.
  3. Entscheidungsspielräume vereinbaren – wer kann was (alleine) entscheiden, meistens ist das aufgrund der Funktionen weitgehend logisch, aber auch dies ist wichtig regelmäßig abzugleichen, damit keine internen Reibungsverluste entstehen. Wieder wichtig, diese schriftlich zu dokumentieren und gut sichtbar darzustellen.
  4. Informationsfluss abstimmen – wer muss wen wann informieren? Werden aller immer in cc gesetzt? Wo werden to dos dokumentiert? Ich kann das Tool „Asana“ (asana.com) wärmstens empfehlen. Hier können alle Aufgaben transparent für alle Teammitglieder dokumentiert werden, somit sieht jeder, woran der andere gerade arbeitet – ideal auch bei dezentralen Arbeitsorten!
  5. Dokumentenmanagement – Einsatz eines EDV Tools, wo werden alle Dokumente abgelegt? Die Ablage der Dokumente sollte sich am Produktzyklus orientieren, gleiche Strukturen intern wie extern zur rasche Wiederfindung (wieviel Zeit verbringt man mit dem Suchen nach einem Dokument?)

 

Fazit

  • Strukturen müssen von allen als „sinnvoll“ erkannt werden.
  • Strukturen müssen schriftlich dokumentiert werden, damit sie laufend angepasst und verbessert werden können.
  • Eine Person im Unternehmen muss das Thema „Strukturen und Prozesse“ treiben.
  • Sinnvolle Strukturen erleichtern die Zusammenarbeit und steigern die Produktivität.

 

Veröffentlicht im Blog von AAIA am 13. November 2017:
http://blog.aaia.at/2017/11/13/how-do-i-design-meaningful-structures-in-a-startup/

 

Links zu Artikel:
http://connorgillivan.com/startup-roles-and-responsibilities/
http://dannyholtschke.com/blog-11/startup-rollen
http://derstandard.at/2000034446845/Startups-Wovon-Erfolg-und-Misserfolg-abhaengen